Encontrar eficiencias operativas puede resultar la diferencia entre el éxito o el fracaso empresarial. Normalmente, los esfuerzos para obtenerlas se enfocan en la optimización del uso del tiempo en trabajos manuales o en la realización de proyectos en el menor tiempo posible.

 

Sin embargo, existe una tarea en la cual pocas compañías logran, realmente, generar ahorros: las compras. En esa búsqueda de la eficiente gestión de las necesidades de aprovisionamiento, existe una fórmula que muchas compañías están adoptando: las oficinas de compras.

 

¿QUÉ ES UNA OFICINA DE COMPRAS?

 

Una oficina de compras es un departamento, propio o contratado, responsable del abastecimiento de recursos para una organización. Esto es logrado liderando todos los procesos de compras que surjan en la operatividad de la compañía. En ese sentido, sus tareas son: centralizar los requerimientos, realizar la búsqueda de proveedores, negociar plazos de entrega y pago, control de calidad y coordinación logística.

 

¿CÓMO SE OBTIENEN EFICIENCIAS?

 

La obtención de eficiencias operativas es la razón de ser de una oficina de compras. Esto se logra a través de:

• Gestión centralizada del proceso de compra: Alivia carga laboral al resto de la empresa, mejorando la calidad de las horas de trabajo invertidas en él e, incluso, reduciéndolas.
• Mejores precios obtenidos: Logrados a partir de la fidelidad de los proveedores y negociaciones por volumen.
• Minimización de errores de gestión: Dada la especialización de la función de compra
• Anticipación de alteraciones de precios y producto: Previéndolos y asegurando el mejor aprovisionamiento de la empresa.

 

TIPOS DE OFICINAS DE COMPRAS

 

Las oficinas de compras se pueden organizar bajo 2 criterios: por vinculación y por ubicación.

 

CRITERIO	TIPO	DESCRIPCIÓN	VENTAJAS	DESVENTAJAS
VINCULACIÓN	PROPIAS	Departamento dentro de la empresa que lidera la función de compras, con personal propio destinado a ello.	Control y rapidez de sus funciones dado que es personal integrado a la oficina.	Costo elevado por vinculación laboral
	TERCERIZADAS	Contratación de un servicio de compras que centraliza la función encargándose de todo el proceso.	Menos costo fijo incurrido por no destinar recursos propios de la organización y obteniendo un servicio especializado	Menor nivel de confianza y control sobre la función de compras.
UBICACIÓN	LOCAL	Oficina ubicada en la misma localidad que en la empresa matriz	Rapidez logística y mayor facilidad de gestión y control del proceso de compras	Poca capacidad de llegar a proveedores globales o acceso a variada oferta.
	EXTERNA	Ubicada en una zona diferente a dónde se realizan las funciones principales de le empresa	Mayor cercanía a la fuente de donde provienen los recursos, creando eficiencias ahorrando intermediarios en el proceso.	Mayor dificultad en el control del proceso y gestión de calidad del producto adquirido

 

 

LA CONFIANZA COMO BASE

 

En esta dinámica de trabajo, es innegable que la confianza genera ahorro. Para esto, debe existir confianza de la directiva de la empresa con la oficina de compras, de ésta con los proveedores y, por último, de todas las partes con el proceso de aprovisionamiento en sí mismo.

 

En este sentido, la confianza es el resultado de una construcción continua que se da en base a la obtención concreta de eficiencias entre las partes involucradas y que, además, se fortalece en cada requerimiento que tiene la empresa.

 

Así, existen 2 criterios cruciales para el ideal funcionamiento de una oficina de compra y que deben de ser tomados como punto de partida para la construcción de confianza: la experiencia del equipo y el modelo de operación sobre el cuál realizan sus funciones.

 

• La Experiencia del Equipo: Es fundamental que la labor de compras la realice un equipo experimentado en ello, en el cual resalten las habilidades de negociación y el manejo de éstas propio de haber realizado esta tarea en repetidas ocasiones.
• Modelo de Operación: Es tan importante la estructura del departamento y sus procesos como su composición. Por ejemplo, si se trata de aprovisionar a la compañía en base a compras en Asia, es clave que exista una mezcla en la integración del equipo entre personal occidental y asiático para poder comunicar y negociar de forma ideal.

 

Contar con una oficina de compras se muestra, cada vez más, como una oportunidad de hacer más rentable a la empresa a partir de generar ahorro. Para esto, es crucial alinear sus beneficios con los requerimientos de aprovisionamiento de la compañía, eligiendo entre los diversos tipos la mejor alternativa para construir confianza que redunde en la obtención continua de eficiencias.

 

En How2Go China contamos con un modelo de oficina de compras el cual genera sustanciales ahorros a nuestros clientes a través de llegar directamente a la fuente de producción, centralizar el volumen de pedidos, obtener las mejores alternativas en precio, realizar el control de calidad, optimizar el coste logístico y, en todo el proceso, comunicar directamente con el cliente todos detalles del proceso en tiempo real.

 

Constantino Marcos, General Manager HK/China Office at How2Go