La participación en ferias es una de las acciones comerciales con mayor valor dentro del mundo empresarial. Sin embargo, no todas las empresas conocen cómo se debe preparar un evento de estas características. Y es que la preparación es la clave para multiplicar las posibilidades de éxito y explotar al máximo las oportunidades que las ferias ofrecen.

Por ello, este artículo se va a centrar en conocer cómo se debe preparar una empresa para participar en una feria.

Lo primero es entender que la participación en una feria es una acción comercial más englobada dentro de la estrategia empresarial y que debe ir alineada con el plan de marketing de la compañía.

Sin embargo, no es una acción más, si no que cuenta con unas ventajas que la sitúan como uno de los mecanismos principales para generar negocio y potenciar la marca:

• Alta concentración de actores del sector y de interés.
• Accesibilidad a un mayor número de clientes y proveedores en un tiempo menor que el empleado en otro tipo de acciones comerciales.

• Existencia de un mayor contacto personal y receptividad. La mayor parte del público que está allí va con la intención de hacer negocios y abrir nuevos contactos.
• Mayor retorno de la inversión que otras herramientas. La conversión de las ferias es mucho mayor que la que puede tener el marketing directo y la publicidad.
• Oportunidad para recopilar información sobre el mercado, productos, competidores y tendencias. 

Pasos para participar como expositor en una feria de manera eficaz:

Definición del objetivo

Esto determinará el resto de aspectos de la participación. Además, es de vital importancia conocer los objetivos comerciales de la compañía, pues la feria es una herramienta más para generar negocios y su participación debe ir alineada con estos. Los objetivos se pueden dividir en dos tipos:

Relacionados con aspectos comerciales:

• Abrir oportunidades
• Generar nuevos contactos
• Fidelizar clientes

Relacionados con aspectos de comunicación

• Mejorar en posicionamiento
• Darse a conocer
• Crear imagen de marca

Elaboración del discurso comercial

Para ello se debe crear un mensaje con el que llegar al público objetivo. Además, es fundamental que vaya alineado con la filosofía de la compañía, y debe representar aquello que se quiere mostrar en el evento.

Es importante entender que el mensaje será lo que queremos que la gente vea y entienda de nosotros, por lo tanto, se debe crear un mensaje acorde a los valores de la empresa y que siga el objetivo definido en el evento. Un mensaje mal definido, puede dar como resultado una mala percepción del asistente sobre lo que somos.

Preparación del evento

Muy pocas empresas le dan el valor que realmente tiene y le dedican el tiempo necesario. Sin embargo, su correcta realización es la diferencia entre obtener resultados o que sea un fracaso.

La preparación de la feria contempla 3 áreas: Marketing, logística y comercial:

Marketing

Este área se compone de la realización de campañas de marketing que ayuden a promocionar el evento (publicar posts en redes sociales, añadir información sobre el evento en la firma del correo, y demás acciones que den visibilidad sobre nuestra participación en la feria); la generación de relaciones con organizadores; la realización de acciones in situ que permitan aumentar el posicionamiento de la empresa (participación en foros temáticos, mesas redondas, etc.); el diseño del stand y material de marketing; o la selección del uniforme de los miembros asistentes.

Logística

Dentro de este apartado se engloban todas las acciones relacionadas con la búsqueda de proveedores para el stand y material de marketing, la programación del itinerario y las agendas comerciales de los asistentes, así como la selección de los miembros más idóneos para el evento y la definición del rol y las tareas de cada uno de ellos.

Comercial

Es fundamental definir cuál es el perfil de cliente con el que nos pretendemos reunir. Una vez hecho esto, habrá que tener una actitud proactiva y realizar acciones que permitan generar y organizar la agenda comercial para tener todo planificado los días del evento. Además, se deberán analizar todos aquellos contactos con los que se tendrá reunión, realizando una inmersión cultural para adaptar el discurso y el comportamiento a lo requerido por nuestros interlocutores.

Desarrollo de la feria in situ

Llegados a este punto, cada miembro debe tener claro el papel y las funciones que debe realizar. Por un lado, el equipo de marketing deberá tomar fotos para compartir in situ en redes, estar atento a cualquier inconveniente que pueda surgir en el stand, atender a los visitantes que se acerquen, y analizar y observar a la competencia, a fin de poder replicar acciones de éxito que realicen y poder realizar una comparativa sobre el posicionamiento y el desarrollo del evento. El equipo comercial, por su parte, deberá asistir a las reuniones previamente planificadas, asistir y participar en acciones como conferencias o mesas redondas y eventos institucionales, así como realizar networking.

Seguimiento post feria

Es una acción clave y debe ser realizada en los primeros días posteriores al evento. Solo si se realiza esta comunicación se pueden llegar a cerrar oportunidades. Sin embargo, antes de retomar el contacto hay que tener en cuenta que los visitantes se reunirán con muchas empresas durante la feria, por lo que el mensaje que se transmita debe ser muy personal, mencionando detalles conversados en la reunión que permitan posicionarte en la mente del cliente y situarte con ventaja respecto a la competencia. 

Por lo tanto, para un expositor, una feria es una gran oportunidad para darse a conocer, mejorar su posicionamiento y generar negocio. Sin embargo, sin una buena preparación previa, cualquier esfuerzo realizado será en vano. ¿No merece la pena dedicar el tiempo adecuado a la preparación del evento?  

Desde How2Go trabajamos con IFEMA y otras instituciones en la organización y coordinación de eventos internacionales. Además, contamos con amplia experiencia apoyando a empresas y organismos en su estrategia de participación en estos eventos.

Si tu empresa está considerando participar en una feria y necesitas apoyo, no dudes en contactarnos a través de: contacto@h2gconsulting.com y te ayudaremos en tu preparación!

Artículo realizado por Ángel Torres Maestro