La participación en ferias internacionales nos abre una gran ventana comercial.
Como ya comentamos en la entrada anterior, la participación en ferias internacionales de renombre, como en las organizadas por Ifema, puede ser una herramienta muy importante a la hora de entrar en contacto con posibles clientes. Para que la visita sea un éxito, es esencial una exhaustiva preparación previa sobre cómo va a ser nuestra participación en la feria. El objetivo es garantizar el máximo aprovechamiento posible de los recursos empleados y del tiempo disponible.
Esta preparación previa se puede dividir en distintas etapas:
Elección de la feria adecuada:
Las ferias actúan como punto de encuentro entre la oferta y la demanda de un sector. Convirtiéndose en el caldo de cultivo ideal para establecer nuevos contactos y proponer negocios. Son una importante herramienta de promoción y fuente de información del sector (tendencias, precios competencia…)
En primer lugar hay que cerciorarse de que la feria convoca a los sectores más relevantes para nuestra actividad empresarial. Otro punto a tener en cuenta es la competencia, o expositores que van a acudir. Una feria con los principales líderes del sector atraerá un mayor número de visitantes. Y por último que el coste de la participación esté dentro del presupuesto.
Establecimiento de objetivos:
¿Para qué acudimos a la feria? ¿Qué queremos obtener? Cuando acudimos como visitante a una feria internacional hay que plantearse una serie de objetivos que nos sirvan como guía. Evitando que la visita a la feria se convierta en un paseo entre los stands.
A la hora de definir los objetivos hay que establecerlos de forma precisa. Existe un método muy útil la hora de establecer objetivos inteligentes (SMART en inglés). Usando la palabra smart como acrónimo se establecen las caracteristicas que tienen que tener los objetivos formulados. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely.
Una vez establecidos los objetivos hay que determinar la importancia de cada uno de ellos. De este modo estableceremos una escala de 3 en orden de importancia: imprescindible, importante, interesante.
Información previa:
Antes de acudir hay que informarse tanto de las fechas y horarios de la feria, como de su ubicación y los medios de transporte y tiempo para llegar a la misma. Por otro lado, hay que cerciorarse de que cumplimos con los requisitos para el acceso. Una vez comprobadas estas cuestiones “logísticas” es recomendable de hacer un mapa de la feria lo más completo posible, donde se especifiquen:
- Expositores: realizar un listado de los expositores de la feria y la información más relevante de cada uno de ellos
- Actividades: elaborar un listado con los contenidos de las distintas actividades, el lugar de celebración, los horarios y los ponentes. Hay que aclarar también los requisitos de acceso y si son gratuitas o de pago.
Recursos:
Hay cuatro recursos principales que debemos de tener en cuenta cuando visitemos una feria internacional.
- Duración prevista de nuestra visita.
- Recursos humanos. Es importante adecuar el conocimiento y los perfiles de las personas que asistan, a los objetivos planteados.
- Económicos. Cabe la posibilidad de que algunas actividades sean de pago.
- Material de presentación de mi empresa. En este apartado resaltar que cada expositor o visitante a la feria va a recibir multitud de información durante esos días. Por lo tanto es importante la precisión tanto en el mensaje como en la presentación.
Planificación:
Con los objetivos previamente planteados y el establecimiento de nuestros recursos hay elaborar una agenda con el fin de cubrir todos, o prácticamente todos, las objetivos cualificados como imprescindibles. Además del mayor número posible de los importantes y los que sean posibles de los interesantes.
A la hora de elaborar la agenda hay que tener en cuenta varias circunstancias.
- Es importante hacerse con un plano de la feria que nos permita controlar las distancias y el tiempo de traslado entre una reunión y otra.
- Lo más difícil de cuadrar en una visita ferial son las citas con expositores. Es recomendable contactar antes de la feria con los expositores para fijarlas de tal forma que sea más sencilla la tarea de cuadrar todo.
- La agenda en las ferias debe de ser flexible. Dejar “espacios en blanco” para recuperar citas que no se puedan llevar a cabo en el horario previsto es una estrategia muy usada.
- En una feria vamos, posiblemente, a recoger mucha información y por mucho que confiemos en nuestra memoria, es necesario tomar notas. Una colección de tarjetas puede convertirse en un auténtico jeroglífico si no se toman anotaciones sobre sus propietarios.
Seguimiento:
Este es un punto muy relevante, ya que es tan importante la participación en ferias internacionales como la continuidad. Gran parte del trabajo realizado en la feria podría venirse abajo si no realizamos el seguimiento adecuado.
Un seguimiento adecuado comienza con el envío de una nota de agradecimiento a las personas con las que hemos mantenido contacto durante la feria. Con eso ponemos un “anuncio” para que nos recuerde por encima de las múltiples visitas que haya podido mantener.
Para continuar con el seguimiento, hay que realizar un repaso sobre las reuniones que hemos mantenido en nuestra visita a la feria y organizarse de tal forma que:
- Ninguna petición, solicitud o compromiso realizado en una feria puede quedar sin respuesta.
- Cuando es la otra parte quien se ha comprometido a enviarnos una información, conviene enviar un recordatorio amable para distinguirnos del resto de visitantes que tenga en cartera.
- Les enviaremos un recordatorio personalizado de la reunión a aquellos contactos que, a pesar de no haber cerrado un acuerdo, nos resulten especialmente importantes.
- Los contactos entren en los procesos de seguimiento habituales de dentro de la empresa.
Conclusiones:
Las ferias profesionales son una oportunidad única para poder reunir multitud de acciones relacionadas con nuestra actividad empresarial. Este amplio abanico de posibilidades que ofrece , es lo que genera la obligación de planificar de forma adecuada una visita. Una planificación adecuada es lo que separa el éxito del fracaso. Pero como hemos comentado la feria no acaba cuando salimos del recinto, si lo hemos hecho bien ese será el comienzo.
